Over hundrede høringssvar. Ét samlet svarudkast i jeres skabelon.
Hvidbogen læser høringssvarene ind, uanset hvilken vej de kom, deler dem op i de punkter de rejser og giver et førsteudkast til svar. Planlæggeren vurderer og godkender.
Fem posteringer fra indbakke til svarudkast
Hvidbogen tager registrerings- og sorteringsarbejdet. Planlæggeren vurderer, retter og godkender.
Svarene læses ind, uanset hvilken vej de kom
Høringsportal, fællespostkasse, vedhæftede PDF'er og indscannede breve. Hver afsender og dato registreres. Intet svar forsvinder i bunken.
Svarene læses ind
Uanset hvilken vej de kom
Hvert svar deles op i de punkter, det rejser
Punkterne sorteres i temaer på tværs af afsendere. Et langt svar kan samle flere anliggender i ét punkt. Planlæggeren vurderer opdelingen.
Opdeling og sortering
Punkter i temaer
Retlige indsigelser markeres særskilt og står øverst
Aldrig sorteret efter mængde. Henvisningen slås op i lovteksten, så planlæggeren kan se, om den blev fundet.
Retlige indsigelser øverst
Markeret særskilt
Én samlet oversigt over afsendere og temaer
Hvem har skrevet, og hvad spørger de til. Adresselisten er klar til udsendelsen, når svarene er godkendt.
Oversigt over afsendere
Og de temaer, de spørger til
Et kvalificeret førsteudkast, i jeres skabelon og jeres sprog
Ét udkast pr. tema, skrevet i kommunens eget format. Hvidbogen kan først hentes som Word-dokument, når alle temaers svar og planændring er godkendt.
Førsteudkast i jeres skabelon
Planlæggeren retter og godkender
Samme arbejdsgang for hver sag, uanset hvem der har den
Hvidbogen følger den samme arbejdsgang for hver sag. Hvilke tjek der køres, styres af sagstype og materiale, ikke af hvilken sagsbehandler der sidder med sagen.
Skabelon, når den er sat op
Er der sat en skabelon op for afdelingen, overtager udkastet dens margener, skrift og logo.
Fælles metode, tilpasset sagstype
Punkterne grupperes i temaer efter en fælles metode. Er sagen oprettet som en plan med miljørapport, tilføjer værktøjet en miljøfaglig instruks til svarudkastene.
Lovhenvisninger tjekkes i sorteringen
Lovhenvisninger, der genkendes under sorteringen, tjekkes mod en lokal lovtekst og markeres som fundet, ikke fundet i lovdatasættet, eller ikke verificerbar. Selve svarudkastet lovtjekkes ikke automatisk.
Nævnspraksis slås op, ikke skrevet af AI'en. Til et retligt tema kan planlæggeren se op til tre afgørelser fra Lovbasen med Lovbasens resumé af afgørelsen, og selv vælge, om én af dem skal henvises til i svaret. Henvisningen i svaret er instans, dato, sagsnummer og link, og udkastet tjekkes bagefter for indholdsbeskrivelser og andre henvisninger. Tjekket er et net, ikke en garanti, så planlæggeren læser stadig svaret igennem.
Først lærer vi jeres skabelon og sprog at kende
Det er noget, vi gør sammen med jer ved opstart. Ikke noget maskinen gør af sig selv.
Vi får jeres skabelon
Og læser 5–10 af jeres tidligere høringsnotater. De ligger offentligt som bilag til udvalgsdagsordenerne, eller I sender dem til os.
Vi sætter værktøjet op
Så udkastet kommer ud i jeres format og jeres sprog. Regn med et par uger, og vi bliver ved, indtil I er tilfredse med det der kommer ud.
Derefter er vi support
Værktøjet kører på jeres skabelon. Vi er der, når noget skal justeres.
Hvidbogen er lavet i Stougaard Plan ApS af en planlægger, der selv har skrevet høringsnotater til politisk behandling. Værktøjet tager registrerings- og sorteringsarbejdet. Vurderingen af hvert punkt bliver planlæggerens. Det er sådan, notatet kan skrives under.
Server
Data ligger på egen server i EU.
Filer
Uploadede PDF'er slettes fra disk efter tekstudtræk.
Supportadgang
Adgang til en sag kræver skriftlig begrundelse, varer 8 timer og logges.
Databehandleraftale
Foreligger som udkast. Vi sender det gerne til jeres jurist.
AI
Udkastene skrives af Claude fra Anthropic, med Anthropic Ireland, Limited som aftalepart. Anthropic oplyser, at data lagres i USA, og at behandlingen kan foregå i flere verdensdele. Anthropic sletter normalt indholdet inden for 30 dage — ved mistanke om brud på deres brugspolitik kan det opbevares længere. Deres vilkår forbyder dem at træne modeller på jeres data.
Pseudonymisering
Kendte afsendernavne og oplysninger, der følger et fast mønster — mail, telefon, CPR, adresser — erstattes med koder, før noget sendes til AI'en. Navne på andre end sagens kendte afsendere kan forekomme i klartekst. Kendte koder erstattes igen med de rigtige oplysninger, når planlæggeren ser udkastet. Ukendte koder markeres til kontrol.
Vil I se det på jeres egen høring?
20 minutter med jeres seneste lokalplan. Send linket videre til din chef, hvis det er nemmere at tage samtalen sammen.